Ich gestehe: Auch auf meinem Schreibtisch liegen Aufgaben, die ich vor mir herschiebe. Manchmal sind es nervende Kleinigkeiten oder Dinge, auf die ich keine Lust habe. Gelegentlich sind es größere Projekte, die Zeit kosten, die ich gerade nicht habe, oder unangenehme Dinge, bei denen ich keinen rechten Anfang finde.

Allerdings schiebe ich diese Aufgaben nicht mehr so lange vor mir her, wie noch vor einigen Monaten.

Das ist zum einen der neuen Schreibtischordnung geschuldet, die inzwischen so gut funktioniert, dass offene und nicht dringende Aufgaben schnell einen Platz finden. Zum anderen entscheide und erledige ich schneller.

Meine 3 Geheimtipps

Drei zentrale Punkte habe ich in den vergangenen Monaten verändert und sie haben eine größere Wirkung, als ich das vermutet hatte:

Die 2-Minuten-Regel

Kennst du die 2-Minuten Regel? Ich habe sie im Buch von David Allen entdeckt. Sie besagt, dass man Dinge, die nicht länger als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sofort erledigen sollte. So banal das klingt, so hilfreich ist diese Regel. Tatsächlich ertappe ich mich dabei, kleine Aufgaben „mal kurz“ und fast nebenbei zu erledigen. Das hat eine größere Wirkung, als man das vermuten würde.

Die innere Haltung macht den Unterschied

Unangenehme oder schwierige Aufgaben erzeugen oft Widerstände in uns. Kein Wunder, schieben wir sie unerledigt vor uns her. Wenn du also merkst, dass du eine Aufgabe oder ein Projekt vor dir herschiebst, halte einen kurzen Moment inne und finde heraus, warum du sie als schwierig, unangenehm usw. bewertest. Meist macht es das schon leichter.

Ich habe festgestellt, dass das Drama, das wir um diese Aufgaben machen, meist gar nicht berechtigt ist. Deshalb übe ich mich in einer möglichst neutralen Haltung und fange einfach an, ohne mir viele Gedanken darum zu machen. Das führt zu überraschenden Ergebnissen.

Divergentes und konvergentes Arbeiten

Die Entdeckung des divergenten und konvergenten Denkens hat alles verändert: Leben, Arbeiten – und überhaupt meinen ganzen Alltag. Divergentes Denken ist offen, unsystematisch und bedeutet, spielerisch an Probleme heranzugehen. Im Gegensatz dazu ist konvergentes Denken analytisch und zielorientiert, meist hat man am Ende ein konkretes Ergebnis.

Warum ich Aufgaben bewusst auf Freitag verschiebe

Kürzlich kam wieder eine Menge Post für meine Mutter und damit auch einiges an Arbeit: Lebensbeweis, Überweisungen, Steuer und so weiter und so fort. Was mir leicht von der Hand geht, würde ich am liebsten sofort erledigen, aber wenn ich einmal anfange, kann ich nicht mehr aufhören.

Also lege ich es auf den Stapel der Dinge, um die ich mich am Freitag kümmern werde.

Warum ausgerechnet Freitag?

Weil es der Tag ist, an dem ich meine Arbeitswoche abschließe.

Diese Gewohnheit hat sich während arbeitsintensiver Zeiten entwickelt. Spätestens am Freitag war die Luft raus, und ich brauchte vor allem eines: eine geistige Pause.

Am Freitag erledige ich hauptsächlich konvergente Aufgaben, bei denen ich genau weiß, was zu tun ist und am Ende sehe, was ich geschafft habe. All die Dinge, die ich während der Woche nicht erledigen konnte oder aufgeschoben habe.

Die Idee habe ich von einem Texter übernommen, mit dem ich viele Jahre intensiv zusammengearbeitet habe. Themen, die noch offen waren, wurden spätestens am Freitag von ihm erledigt. Darauf konnte ich mich immer verlassen. Warum? Weil er am Freitag alles abarbeitete, was in der Woche liegengeblieben war. Das fand ich sehr beeindruckend, aber damals war es für mich nicht vorstellbar.

Jetzt mache ich genau das: Ich erledige freitags all die Dinge, zu denen ich die Woche über nicht gekommen bin.

Das gelingt mir nicht immer, aber die wirklich wichtigen Themen bekomme ich auf jeden Fall vom Tisch.

Der Freitag ist ein besonderer Arbeitstag für mich

Es ist ein Tag, an dem ich mir mehr Freiräume gönne, als an den übrigen Wochentagen. Und sobald die wichtigen Aufgaben erledigt sind, lasse ich den Tag entspannt ausklingen. Da kann es dann auch mal passieren, dass ich plötzlich Lust habe, mich in ein Thema einzulesen, zu recherchieren oder einen Blogartikel zu schreiben.

Meine neue Woche startet allerdings nicht am Montag, sondern am Samstag.

Der Samstag ist in der Regel ruhiger und ich finde leichter in einen entspannten Arbeitsrhythmus. Vielleicht liegt es auch daran, dass kaum Anrufe, kaum E-Mails und wenig WhatsApp-Nachrichten erhalte.

Mittlerweile freue ich mich fast schon auf den Freitag und das entspannte Erledigen lästiger Büroarbeiten. Am Ende bleibt ein gutes Gefühl für die vergangene Woche und die Freude auf die neue Woche.

Hast du ein Ritual, um deine Woche produktiv abzuschließen?