Mein Schreibtischchaos war genauso legendär wie meine Schreibblockaden, ich habe oft genug darüber geschrieben. Die Suche nach einem System, mit dem ich meinen Alltag und die vielen Impulse, die ich als Scannerpersönlichkeit fast schon magnetisch anziehe, ordnen kann, hatte ich längst aufgegeben.

Die klassischen Zeitplansysteme funktionierten ohnehin nicht und die Systeme für Kreative und Scannerpersönlichkeiten waren wenig hilfreich. 🙈 Und bei den herkömmlichen Strategien von irgendwelchen Organisationssystemen sperrte sich mein Gehirn sowieso. Es war hoffnungslos.

Ein Buch lenkt meine kreative Kraft in neue Bahnen

Und dann lag das Buch „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn: Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren“ von Tiago Forte auf unserem Küchentisch, das gar nicht für mich bestimmt war (ich habe im Monatsrückblick Dezember darüber berichtet). Ich habe das Buch fast gefressen, so spannend fand ich es. Statt mich den Rauhnächten zu widmen, sammelte ich eine Erkenntnis nach der anderen – und zwar über die klassische Neustrukturierung, um die es im Buch geht, hinaus.

Mit der Umsetzung der im Buch beschriebenen Strategien stehe ich noch ganz am Anfang, denn das Anlegen eines neuen Ordnungsystems – des PARA-Systems – verwirrte und überforderte mich so sehr, dass ich das Buch erst mal auf die Seite legen musste. Gut, dass ich ein paar Tage später weitergelesen habe, denn ich war zu schnell in der Umsetzung.

Und so habe ich beschlossen, unperfekt zu starten – und zwar mit dem, was zu diesem Zeitpunkt möglich war.

Oberste Priorität hatten meine Notizen, die ich an allen möglichen und unmöglichen Orten sammelte. Also habe ich nach einer App gesucht, um meine täglichen Erkenntnisse, Notizen und Geistesblitze zu digitalisieren.

Und weil ich keine Lust hatte, mich in ein neues System einzuarbeiten, bin ich erst mal mit Google Keep gestartet. Das ist so einfach und intuitiv, dass auch ich es sofort verstanden habe. Der Vorteil: die Synchronisation zwischen Handy und Desktop funktioniert völlig problemlos. Außerdem kann ich alles easy und schnell in ein Google Doc Dokument (Foto unten/3) umwandeln und ausdrucken.

Wie ich meine Zettelwirtschaft digitalisiert habe

Was ich nicht sehe, vergesse ich. Deshalb waren meine Unterlagen und Notizzettel über den ganzen (und sehr großen) Schreibtisch verteilt. Entsprechend unordentlich sah es aus. Schrecklich! Mappen waren auch keine Lösung, sie sind für mich Gräber. Dann kann ich die Sachen auch gleich in den Müll werfen.

Durch die App habe ich herausgefunden, dass Fotos eine ähnliche Wirkung haben wie die Zettelwirtschaft auf meinem Schreibtisch. Also habe ich die wichtigen Notizen mit einem Foto versehen. Kurz ein Bild über Canva generiert und dem Text hinzugefügt – fertig! Funktioniert prima.

Deshalb sieht meine Notiz-App aus, als würde ich durch Instagram scrollen. Mich beflügelt das total, weil mein kreativer Geist sowieso stark auf Farbe und Bilder reagiert. Und so manches Bild kann ich, wenn es um Blogartikel geht, später als Beitragsbild verwenden. Sehr cool. Außerdem habe ich gemerkt, wie schnell ich schon durch das Kreieren von Fotos in den Flow komme. Damit gelingt auch der Einstieg ins Schreiben leichter. Gut zu wissen!

Die Suche nach der idealen Notiz-App

Ja, ich weiß, dass es bessere Notiz-Apps gibt als Google Keep, aber mit irgendwas muss man ja anfangen und ich wollte zügig loslegen. Also vergeudete ich meine Zeit nicht für eine langwierige Recherche nach der idealen Notiz-App, sondern fokussierte mich auf eine zügige Umsetzung.

Mit OneNote, das ohnehin in Office 365 integriert ist, wollte ich mich schon lange auseinandersetzen, dafür hatte ich mir sogar einen Udemy-Kurs gekauft. Allerdings wollte mir der Einstieg einfach nicht gelingen. Inzwischen haben wir uns beschnuppert und sind dabei, Freundschaft zu schließen. Wenn man das Prinzip mal verstanden hat, ist es cool, denn Fotos können leicht eingefügt werden.

Ein Organisationssystem funktioniert nur, wenn es zu mir und meiner Denk- und Arbeitsweise passt.

Und die ist nicht linear (weshalb die gängigen Systeme nicht funktionieren), sondern kreativ und assoziativ. Aber ich bin auf einem guten Weg, etwas zu entwickeln, das zu meinen Bedürfnissen passt.

Da ich das Handy sowieso immer bei mir habe, speichere ich jetzt alle – wirklich alle! – Notizen sofort in der Google Keep App, auf dem Handy (Foto oben/2). Ich kann die Notizen verschlagworten und finde alles schnell wieder. Die App kann Fotos von Texten sogar in reine Texte wandeln, genauso wie Sprachmemos. Letzteres nutze ich, um interessante Textstellen zu notieren. Das geht sehr viel schneller, als den Text abzuschreiben. Trotzdem habe ich schon mal mit der AudioPen angebandelt.

Das Schreibtischchaos hat ein Ende!

Die Zettelwirtschaft ist endgültig vom Tisch und damit Geschichte. Ich kann es selbst kaum glauben!

Jetzt habe ich, egal wo ich gerade bin, die Möglichkeit, Ideen, Bilder, Texte, Links oder andere Inspirationen SOFORT zu speichern, um den Kopf für die nächste Inspiration frei zu haben 🤣. Das hat meinen Alltag und damit mein Leben völlig entspannt!! Und by the way liebe ich es inzwischen, durch mein privates Instagram zu scrollen und mich von meinen eigenen geistigen Ergüssen inspirieren zu lassen.

Ich finde meine Notizen wieder!

Das Wiederfinden war tatsächlich mein allergrößtes Problem und einer der Gründe für mein Schreibtischchaos. Überall lagen Notizzettel herum, weil ich nicht wusste, wohin damit. Nachdem ich jetzt weiß, wohin ich sie aufräumen kann, und durch die Suchfunktion auch alles wiederfinde, ist mein Leben so viel leichter geworden. Herrlich!

Notizen sind keine Aufgaben!

Mir wurde erst durch das Buch bewusst, dass ich viele Notizen zu Aufgaben gemacht hatte, um mich an einem anderen Zeitpunkt darum zu kümmern. Der kam nur leider nie und die Aufgabenliste wurde länger und länger, bis sie unüberwindbar schien.

Diese Unterscheidung war eine meiner wichtigsten Erkenntnisse!

Seitdem gehe ich sehr viel bewusster mit meinen Notizen um und ordne sie direkt einem Thema zu. Hier ein paar Beispiele für dich:

• Ich entdecke täglich spannende Bücher. Ich suche das Buch auf Amazon und schicke direkt eine Leseprobe an die Kindle-App. Das kann ich übers Handy und über den Desktop machen. Wenn ich unterwegs oder in einer Pause etwas Zeit habe, stöbere ich gerne in den Leseproben.
• Ich liebe Dokumentationen und wenn ich kurz durch Facebook stöbere, was maximal dreimal in der Woche passiert, entdecke ich oft interessante Dokumentationen. Den Link kopiere ich einfach in die Notizen-App und verschlagworte sie mit „Filme“.
• Gleiches gilt übrigens für die Musik von Mei-Lan. Damit hat auch die morgendliche Youtube-Suche nach ihren Songs ein Ende. Denn viele Songs gibt es nur dort. Auch diese Links habe ich in die Notizen-App kopiert und mit einem entsprechenden Schlagwort versehen.
• Mit der Produktrecherche mache ich es übrigens ähnlich. Auch hier packe ich die Produktlinks der unterschiedlichen Anbieter in eine Notiz und vergebe ein Schlagwort. So muss ich mich nicht schon bei der ersten Recherche entscheiden, sondern kann es dann machen, wenn ich Ruhe und Zeit dafür habe.

Wie ich OneNote verwende

In Google Keep kann man leider keine Ordner anlegen, weshalb ich gerade dabei bin, die Zusammenarbeit mit OneNote zu vertiefen. Ich habe mich dagegen entschieden, sofort eine übergeordnete Ordnerstruktur anzulegen, weil ich gemerkt habe, dass mich das verwirrt und überfordert. Ich lasse sie einfach während des Arbeitens entstehen. Deshalb habe ich das im Buch beschriebene PARA-System erst mal zur Seite geschoben. Da ich aber kreativ und gleichzeitig strukturiert bin, behalte ich auch so den Überblick.

OneNote eignet sich übrigens prima für die Vorbereitung von Blogartikeln

In der Google-App sind meine Notizen zu einem Thema oft auf mehrere Einzelnotizen verteilt. Die führe ich in OneNote zusammen, genauso wie die Fotos, sie sind in OneNote easy einzufügen. Ich lege dort mittlerweile auch recherchierte Texte oder Artikel ab. Und da ich die App auch auf dem Handy habe, kann ich in kleinen Pausen kurz durchscrollen, um wichtige Textstellen zu markieren. Das entspricht alles noch nicht dem, wie Tiago Forte es in seinem Buch empfiehlt, aber alles ist besser als das, was ich vorher hatte.

Womit beschäftige ich mich eigentlich den ganzen Tag?*

Manchmal frage ich mich, wo die Zeit geblieben ist. Die Tage haben zu wenig Stunden für die viele Arbeit auf meinem Schreibtisch, und von den allgemeinen Aufgaben wie Haushalt & Co. will ich gar nicht erst reden. Egal, wie ich es versucht habe, die Zeit war immer zu knapp. Und weil ich wissen wollte, wo meine Lebenszeit bleibt, habe ich mir nach vielen Jahren wieder einen Papierkalender zugelegt. Ein ziemlich cooles Teil im Format DIN A5 und einer Seite pro Tag. Allerdings stellte sich schon nach einer Woche heraus, dass der Platz nicht ausreicht.

Also habe ich mir den „GROSSEN Dicken“ (Foto oben/4) im Format DIN A4 geholt und er ist mir tatsächlich eine große Hilfe.

Darin halte ich fest, was ich den Tag über mache und welche Aufgaben ich erledigt habe. Nicht minütlich, aber stündlich. Tatsächlich muss ich, wenn ich viel Kleinkram erledigt habe, kurz überlegen, was ich in den letzten 60 Minuten vom Tisch gearbeitet habe.

Das ist nicht nur hilfreich, um festzustellen, womit ich meine Zeit verbringe, sondern auch, wie lange Dinge dauern und vor allem welche Art von Arbeit ich wann gemacht habe.

Dabei habe ich festgestellt, dass es kreative Arbeiten gibt, wie zum Beispiel Recherche, die mich so sehr inspiriert, dass gleich mal eine Stunde weg ist. Und dann gibt es wieder lineare Aufgaben, die ich mache, wenn ich gerade mal eine gedankliche Pause brauche: Überweisungen, die Buchhaltung oder das Aufräumen der E-Mails. Das verschiebe ich inzwischen gerne auf den Abend, wenn ich nicht mehr so richtig denken kann.

Ich wurde zur Umsetzungs-Meisterin

Was ich vorher auf die lange Bank geschoben hatte, erledige ich inzwischen „mal kurz“ zwischendurch. Kurz einen Anruf erledigen, kurz eine kleine Ecke aufräumen. Kurz eine E-Mail verschicken. Manchmal dauert das nur 10 Minuten, aber das Ergebnis hat einen großen und vor allem fühlbaren „Erledigungs-Effekt“.

Das ist wirklich spannend, denn es waren genau diese Kleinigkeiten, die ich ständig vor mir herschob und die mich stressten.

Im Moment beobachte ich das alles noch. Ich habe auch herausgefunden, wie sehr mich kreative Arbeiten beflügeln, in den Flow bringen und gleichzeitig viel Zeit kosten, die mir dann an anderen Stellen fehlt.

Dafür erledige ich unangenehme Aufgaben konsequenter und schneller.

Ich lege einfach los und bleibe so lange dran, bis sie fertig sind, um mich dann wieder meiner kreativen Lieblingsbeschäftigungen zu widmen.

Das größte Problem: Die Bewertung der Aufgaben

Dabei wurde mir bewusst, wie ich Aufgaben bewerte. Ist die kreative Recherche in Büchern, dem Internet und meinen Aufzeichnungen Arbeit oder Herumdaddeln? Durch das Buch habe ich gelernt, meine Notizen neu zu betrachten. Sie nicht nur zu sammeln, sondern sie auch zu nutzen. Meine Notizen und Gedanken sind ja wertvolle Schätze, die ich nicht zufällig horte. Zeit, sie in größere Projekte einfließen und etwas Neues entstehen zu lassen.

Ich habe herausgefunden, wie vor allem die negative Bewertung den Arbeitsfluss nicht nur behindert, sondern auch noch schlechte Laune verursacht. Deshalb achte ich inzwischen sehr genau auf meine Haltung, die ich den Aufgaben gegenüber habe.

Die Entdeckung unterschiedlicher Aufgaben-Typen

Mir war nicht bewusst, dass es unterschiedliche Arten von Aufgaben gibt und wie wichtig es ist, bewusst zwischen ihnen zu wechseln. Nach einer längeren kreativen Phase brauche ich, so schön dieser Flow auch war, eine Pause. Dann nutze ich kleine Erledigungen im Ort für einen Spaziergang, damit ich wenigstens einmal am Tag an die frische Luft komme. Zwischendurch brauche ich dann das Gefühl, etwas vom Tisch zu arbeiten und kümmere mich um die linearen Aufgaben, die ich kenne und wo ich weiß, was zu tun ist. Das macht richtig gute Gefühle.

Noch nicht fertig, aber auf einem guten Weg!

Vieles aus dem Buch wartet noch auf die Umsetzung. Zum Beispiel habe ich noch nicht ausprobiert, wie man Notizen effektiv auf ihre Essenz herunterbricht und sie im PARA-System ordentlich speichert. Das muss ich noch einmal nachlesen und üben. Momentan fokussiere ich mich darauf, meinen Alltag neu zu organisieren. Der Rest wird von selbst entstehen.

Reflexionen in Kalender und Notizbuch

Im „GROSSEN Dicken“ reflektiere ich jeden Abend kurz meinen Tag, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht. Besondere Erkenntnisse fließen oft direkt in die erledigte Aufgabe (dann gibt’s ein kleines gelbes Sternchen oder ein „Wow!“), und im unteren Teil der Seite notiere ich Beobachtungen und Learnings.

Ausführliche Reflexionen mache ich nach wie vor im Notizbuch, allerdings verweise ich jetzt im Kalender darauf.

Terminplanung

Und falls du dich jetzt fragst, wo ich Termine festhalte: Dafür nutze ich nach wie vor Outlook. Das funktioniert gut und synchronisiert sich auf sämtlichen Endgeräten. Allerdings beginne ich auch hier, die Termine farbig zu kategorisieren, damit ich im Kalender gleich einen guten Überblick habe. Du weißt ja, ich brauche Farbe.

Was tun mit der klassischen digitalen Ablage?

Und dann gibt es ja noch die Ablage in Word und der Cloud. Auch die werde ich sukzessiv neu strukturieren, spätestens wenn ich etwas Neues speichere. Mein Ziel ist es, sie analog zu den Notizen zu strukturieren, aber zuvor muss einiges ins Archiv. Auf die Idee, Dinge, die ich kaum noch nutze (wie zum Beispiel die Coachingtools oder die Texte alter Websites) werden ihren neuen Platz im Archiv finden. Aber das eilt nicht.

Wie geht es weiter?

Scannerpersönlichkeiten beginnen ja gerne Neues und machen es dann nicht fertig. Dass das bei mir (glücklicherweise) etwas anders ist, habe ich durch mein Human Design Profil herausgefunden. Trotzdem fielen mir Neustrukturierungen bisher etwas schwer, denn ich kam früher oder später an einen Punkt, der mich überforderte und blockierte.

Dass das sein darf und dass es nicht darum geht, schnell ein Ergebnis zu erreichen, wurde mir durch das Buch bewusst.

Und tatsächlich bleibe ich schon über viele Wochen diszipliniert dran. Ja, ich bin eine „Meisterin im Durchhalten“, weil mich das Ergebnis interessiert, aber dieses Mal bin ich eher langsam und sehr achtsam unterwegs. Ich beobachte alles sehr genau: Was brauche ich? Was passt zu mir? Was hilft, was nicht? Was funktioniert und was nicht?

Mit dem „GROSSEN Dicken“ habe ich mir eine Feedbackschleife geschaffen. Denn wenn ich eins liebe, dann Veränderungsprozesse und Fortschritte zu beobachten!

Seitdem reflektiere ich nicht nur den aktuellen Tag, sondern plane abends auch den nächsten Tag. Ich schaue, was ansteht, was ich unbedingt erledigen will (oder muss) und ob sich die Prioritäten verschoben haben. Wenn das klar ist, drucke ich die Liste (Foto oben/3) auf buntem Papier aus.

Fazit

Um Bücher zum Thema Selbstmanagement hatte ich bisher einen großen Bogen gemacht, weil mich die wunderbaren Tipps direkt in die Überforderung oder eine Sackgasse führten. Vielleicht bin ich es auch falsch angegangen. Egal. Durch das Buch „Nutzen Sie Ihr zweites Gehirn: Eine bewährte Methode, sich im digitalen Zeitalter zu organisieren“ habe ich nicht nur gelernt, mich neu mit der Vielfalt meiner Notizen und Aufzeichnungen auseinanderzusetzen.

Ich habe vor allem verstanden, wie ich ticke und warum.

Weil ich Inspirationen anziehe wie das Licht die Motten, genügt eine Leseprobe, ein Artikel in der Zeitung oder im Internet oder ein kurzes Scrollen durch Instagram, und in mir entstehen so viele Impulse, dass ich gar nicht weiß, wohin damit.

So wunderbar ich das finde, so anstrengend kann das sein.

Gleichzeitig habe ich begriffen, dass meine Art, Informationen zu vernetzen, etwas Besonderes und höchst Kreatives ist. Ich ticke einfach anders als die meisten Menschen. Ich verarbeite Wissen anders und ich denke gerne um die Ecke und sehe Verbindungen, wo auf den ersten Blick keine sichtbar sind.

Mein Kopf ist ein Hauptbahnhof.

Ich denke immer auf etwas herum. Es ist einfach so und ich lerne, das mehr und mehr zu schätzen. Und ich habe auch gelernt, wie wichtig es ist, diese gefundenen Schätze zusammenzuführen, um etwas daraus zu machen.

In diesem Sinne bin ich endlich auf einem guten Weg und gespannt, was sich daraus entwickeln wird.

*Die Überschrift gab es, bevor ich das neue Blogformat „Was machst du eigentlich den ganzen Tag?“ – kurz #WMDEDGT – entdeckte.