Wenn ich von Freundinnen oder Kolleginnen höre, wie gut sie ihren Alltag mit diesem oder jenem Kalender oder Zeitplansystem organisieren, und dass sie dank ihres wunderbaren ****kalenders ihr Projekt motiviert durchgezogen haben, erblasse ich jedes Mal vor Neid. Erst recht, wenn ich höre, wie manche ihren Alltag samt der Hausarbeit fast stündlich durchstrukturieren. Obwohl ich inzwischen weiß, dass all diese wunderbaren Systeme bei mir nicht funktionieren, bekomme ich immer noch ein schlechtes Gewissen. Na ja, zumindest ein bisschen. Denn mittlerweile habe ich herausgefunden, was für mich funktioniert und was nicht, und darum soll es heute gehen.

Zeitmanagement für kreative Chaoten

Die Überschrift ist geklaut, es ist der Titel eines Buches von Cordula Nussbaum. Vielleicht sollte ich das mal wieder lesen, ich habe es noch im Regal stehen. Ich bin so eine kreative Chaotin. Eine Vielbegabte, ein Multitalent, eine Scannerpersönlichkeit. Ich habe eine magnetische Anziehungskraft für die unterschiedlichsten Dinge und meine Hauptaufgabe besteht darin, neben dem schnöden Alltagskram, all die Vielzahl der Ideen und Projekte zu organisieren. Jede, die ähnlich unterwegs ist, weiß, was ich damit meine. Deshalb verwundert es vermutlich nicht, dass ich meine Termine und Aufgaben auch etwas anders manage.

Eine Mini-Blogparade zum Thema „Zeit- und Aufgabenplanung & Journaling“

Bei einer Blogparade schreiben mehrere Bloggerinen zu einem Thema. Mit meiner lieben Bloggerkollegin Astrid habe ich mich kürzlich übers Journaling unterhalten. Mit ihrem Beitrag „Planer, Notizbuch oder Bulletjournal – zurück von digital zu analog“ hat sie mir eine Steilvorlage geliefert, der ich nicht widerstehen kann. Ich will die Gelegenheit nutzen, ein bisschen über meine Art der Zeit- und Aufgabenplanung zu schreiben, denn sie ganz eng mit dem Thema Journaling verbunden.

Ich liebe Papierkalender

Eins gleich vorweg: Ich bin ein Papierfetischist. Wir hatten Zuhause eine Druckerei und ein Schreibwarengeschäft und deshalb ist Papier schon immer MEIN Medium. Ein Leben ohne Papier ist denkbar, aber für mich unmöglich. Deshalb habe ich die Terminplanung über klassische Kalenderbücher geliebt. Die enthielten mein halbes Leben: Termine, Adressen, Ideen und Gedanken. Die leeren Seiten am Ende waren meist vollgeschrieben und die zusätzlichen Zettel und Zeitungsausschnitte brachten die Kalender fast zum Platzen. Irgendwann bin ich auf die Kalender von Filofax umgestiegen, weil sie so  herrlich flexibel sind. Außerdem passen sie in jede Handtasche.

Klassische Zeitplansysteme funktionieren bei mir nicht

Meine Aufgabenplanung habe ich mit den Papierkalendern leider nicht in den Griff bekommen. Egal, mit welchem Zeitplansystem ich experimentierte, es hat auf Dauer nicht funktioniert. Die Anleitungen haben mich meistens verwirrt und all die Jahresübersichten, Monatsübersichten & Co. sind sowieso nichts für mich. Das ständige Übertragen der Termine und Aufgaben nervt mich. Ich hab‘ das nochmal im Bullet Journal ausprobiert, aber davon später mehr.

Dass ich nicht die einzige bin, der die Organisation damit schwerfällt, hab ich mal in einem Buch entdeckt. Das ist aber schon so lange her, dass ich weder den Begriff, noch die genaue Erklärung dafür weiß. Es hatte jedoch den Effekt, dass ich mich von all diesen Vorgaben löste und mir erlaubte, meinen ganz eigenen Stil zu entwickeln. Ab dem Zeitpunkt hatte ich ein bisschen mehr Frieden mit mir.

Umstieg zur digitalen Zeitplanung

Ich kann dir ganz genau sagen, wann ich mich von meinem Filofax-Kalender verabschiedet habe: Im Oktober 2011. Ich hab‘ das nämlich im Skizzenbuch festgehalten. Outlook hat mein geliebtes Filofax abgelöst und jeder erneute Versuch, wieder damit zu starten, ist gescheitert. Das macht aber nichts, denn die Terminplanung über Outlook funktioniert hervorragend. Es synchronisiert sich mit meinem Smartphone und ich habe die Termine immer dabei.

Geht gar nicht: Digitale Aufgabenorganisation

Was aber überhaupt nicht funktioniert, ist die digitale Aufgabenorganisation. An der Stelle sperrt sich mein Gehirn. Keine Chance. Ich habe Evernote ausprobiert, One Note und zu guter Letzt habe ich es über Outlook versucht. Erfolglos. Das mag daran liegen, dass ich ein „Augentierchen“ bin: Aus den Augen, aus dem Sinn. Zumindest gilt das bei Aufgaben (nicht bei Menschen!). Das bedeutet, dass ich alles, was ich nicht sehe, vergesse.

Bitte kein vorgefertigtes Design

Wie schon in der Einleitung erklärt, gibt es inzwischen eine Vielfalt wunderbarer Kalender, mit denen man seine Ziele und Projekte organisieren kann – und die sogar noch Platz fürs tägliche Journaling anbieten. Wunderschön gestaltet, sind sie in den unterschiedlichen Größen und Designs erhältlich. Aber sie funktionieren bei mir nicht. Mein Gehirn ist mit diesen vorgefertigten Designs nicht kompatibel, ich habe genügend Versuche hinter mir.

Bleib mir weg mit Ordnern, Mappen oder Briefkörben

Alle Aufgaben, die in Ordnern (egal ob digital oder nicht), Mappen, Briefkörben oder sonstigen Organisationsmitteln stecken, sind für mich tödlich, weil ich einfach nicht reinschaue. Keine Ahnung warum. Würde ich die Sachen in den Papierkorb werfen, dann hätte das den gleichen Effekt. Ich sag‘ nur „Augentierchen“.

Ich brauche ein gewisses Maß an kreativem Chaos

Bedauerlicherweise bin ich (noch) ein „Volltischler“. Im Gegensatz zu meinem Mann, den ich für seinen ordentlich aufgeräumten – und abends leeren – Schreibtisch zutiefst bewundere. Ich kriege das schon hin, aber nach maximal zehn Minuten herrscht auf meinem Schreibtisch wieder „kreatives Chaos“: Da ein Buch, hier ein Zettel, hier ein Ausdruck, dort eine To-do-Liste oder ein Post-it. Was auf andere völlig unordentlich und unstrukturiert wirkt, ist einfach nur „meine Art, mich zu organisieren“. Ich weiß genau, wo etwas liegt und finde es auf Anhieb.

Meine Erfahrungen mit dem Bullet Journal

Letztes Jahr habe ich dann das Bullet Journal entdeckt. Der Begriff Bullet Journal – gerne auch „BuJo“ genannt – kommt aus dem Englischen und bezeichnet ein persönliches Notizbuch, das einen Kalender, eine Monatsübersicht und eine Wochenübersicht beinhaltet. Das Bullet Journal wird durch die eigene Gestaltung zu einer ganz individuellen Zeit- und Aufgabenplanung.

Meine ersten beiden Bullet Journale

Als ich die Bullet Journal Methode und das Buch von Ryder Carroll entdeckte, war ich sofort hin und weg. Vielleicht war das meine Lösung? Denn ich brauche ein Höchstmaß an Flexibilität und das bot diese Methode. Was mich allerdings sofort abschreckte, war die kreative Gestaltung der Innenseiten und dass ich alle vier Wochen mein Kalendarium neu gestalten musste. Hilfe! Ich wollte mich nicht künstlerisch verausgaben, sondern einfach nur mein Leben organisieren. Inzwischen weiß ich ja, was nicht funktioniert und deshalb habe ich auf die Jahres- und Monatsübersicht verzichtet und immer nur eine Woche vorgeplant. Zu Beginn war ich „clean & simple“ unterwegs, aber nicht sehr lange.

Bullet Journal Monats- und Aufgabenübersicht

Bullet Journal Wochen- und Aufgabenübersicht

Für diesen Beitrag habe ich meine Bullet Journale aus dem Regal geholt und festgestellt, dass sie ziemlich schnell zu einer bunten Mischung von Termin- und Aufgabenplanung plus Journaling wurden. Das machte es nicht unbedingt leichter. Nach einem halben Jahr bin ich wieder zu meiner „strukturiert-chaotischen“ Aufgabenplanung zurückgekehrt und die Bullet Journale wurden zu reinen Journaling Notizbüchern.

Jede Innenseite meiner Bullet Journale oder Notizbucher hat ein Motto auf der Umschlag Innenseite

Fazit

Tatsächlich funktioniert das „Lust- und Laune-Prinzip“ am besten. Das bedeutet, dass ich sehr intuitiv arbeite und mehr oder weniger der Energie folge.  Ich weiß was zu tun ist, habe wichtiges im Blick, und folge meinen inneren Impulsen. Es wird weiterhin kleine temporäre Stapel für aktuelle Aufgaben geben, kleine Notizzettel und To-do-Listen. Ich habe kleine Schubkästen, in denen ich Themen vorsortiere, aber das funktioniert nicht für alles. Ich sollte mich endlich davon verabschieden, es so machen zu wollen, wie „man“ das macht. Vielleicht werde ich irgendwann eine „ordentliche“ Möglichkeit finden, um meine Aufgaben zu organisieren. Denn ich bin schon auch sehr strukturiert und dann nervt mich das „kreative Chaos“ auf meinem Schreibtisch. Wenn den heiligen Gral meines persönlichen Zeit- und Aufgabenmanagements gefunden habe, lasse ich es dich wissen.

Wie organisierst du deinen Alltag mit all seinen Terminen und Aufgaben?