Wie ich als „kreative Chaotin“ meine Aufgaben und Termine organisiere

IllustrationLinke und rechte Gehirnhälfte

Wenn ich von Freundinnen oder Kolleginnen höre, wie gut sie ihren Alltag mit diesem oder jenem Kalender oder Zeitplansystem organisieren, und dass sie dank ihres wunderbaren ****kalenders ihr Projekt motiviert durchgezogen haben, erblasse ich jedes Mal vor Neid. Erst recht, wenn ich höre, wie manche ihren Alltag samt der Hausarbeit fast stündlich durchstrukturieren. Obwohl ich inzwischen weiß, dass all diese wunderbaren Systeme bei mir nicht funktionieren, bekomme ich immer noch ein schlechtes Gewissen. Na ja, zumindest ein bisschen. Denn mittlerweile habe ich herausgefunden, was für mich funktioniert und was nicht, und darum soll es heute gehen.

Zeitmanagement für kreative Chaoten

Die Überschrift ist geklaut, es ist der Titel eines Buches von Cordula Nussbaum. Vielleicht sollte ich das mal wieder lesen, ich habe es noch im Regal stehen. Ich bin so eine kreative Chaotin. Eine Vielbegabte, ein Multitalent, eine Scannerpersönlichkeit. Ich habe eine magnetische Anziehungskraft für die unterschiedlichsten Dinge und meine Hauptaufgabe besteht darin, neben dem schnöden Alltagskram, all die Vielzahl der Ideen und Projekte zu organisieren. Jede, die ähnlich unterwegs ist, weiß, was ich damit meine. Deshalb verwundert es vermutlich nicht, dass ich meine Termine und Aufgaben auch etwas anders manage.

Eine Mini-Blogparade zum Thema „Zeit- und Aufgabenplanung & Journaling“

Bei einer Blogparade schreiben mehrere Bloggerinen zu einem Thema. Mit meiner lieben Bloggerkollegin Astrid habe ich mich kürzlich übers Journaling unterhalten. Mit ihrem Beitrag „Planer, Notizbuch oder Bulletjournal – zurück von digital zu analog“ hat sie mir eine Steilvorlage geliefert, der ich nicht widerstehen kann. Ich will die Gelegenheit nutzen, ein bisschen über meine Art der Zeit- und Aufgabenplanung zu schreiben, denn sie ganz eng mit dem Thema Journaling verbunden.

Ich liebe Papierkalender

Eins gleich vorweg: Ich bin ein Papierfetischist. Wir hatten Zuhause eine Druckerei und ein Schreibwarengeschäft und deshalb ist Papier schon immer MEIN Medium. Ein Leben ohne Papier ist denkbar, aber für mich unmöglich. Deshalb habe ich die Terminplanung über klassische Kalenderbücher geliebt. Die enthielten mein halbes Leben: Termine, Adressen, Ideen und Gedanken. Die leeren Seiten am Ende waren meist vollgeschrieben und die zusätzlichen Zettel und Zeitungsausschnitte brachten die Kalender fast zum Platzen. Irgendwann bin ich auf die Kalender von Filofax umgestiegen, weil sie so  herrlich flexibel sind. Außerdem passen sie in jede Handtasche.

Klassische Zeitplansysteme funktionieren bei mir nicht

Meine Aufgabenplanung habe ich mit den Papierkalendern leider nicht in den Griff bekommen. Egal, mit welchem Zeitplansystem ich experimentierte, es hat auf Dauer nicht funktioniert. Die Anleitungen haben mich meistens verwirrt und all die Jahresübersichten, Monatsübersichten & Co. sind sowieso nichts für mich. Das ständige Übertragen der Termine und Aufgaben nervt mich. Ich hab‘ das nochmal im Bullet Journal ausprobiert, aber davon später mehr.

Dass ich nicht die einzige bin, der die Organisation damit schwerfällt, hab ich mal in einem Buch entdeckt. Das ist aber schon so lange her, dass ich weder den Begriff, noch die genaue Erklärung dafür weiß. Es hatte jedoch den Effekt, dass ich mich von all diesen Vorgaben löste und mir erlaubte, meinen ganz eigenen Stil zu entwickeln. Ab dem Zeitpunkt hatte ich ein bisschen mehr Frieden mit mir.

Umstieg zur digitalen Zeitplanung

Ich kann dir ganz genau sagen, wann ich mich von meinem Filofax-Kalender verabschiedet habe: Im Oktober 2011. Ich hab‘ das nämlich im Skizzenbuch festgehalten. Outlook hat mein geliebtes Filofax abgelöst und jeder erneute Versuch, wieder damit zu starten, ist gescheitert. Das macht aber nichts, denn die Terminplanung über Outlook funktioniert hervorragend. Es synchronisiert sich mit meinem Smartphone und ich habe die Termine immer dabei.

Geht gar nicht: Digitale Aufgabenorganisation

Was aber überhaupt nicht funktioniert, ist die digitale Aufgabenorganisation. An der Stelle sperrt sich mein Gehirn. Keine Chance. Ich habe Evernote ausprobiert, One Note und zu guter Letzt habe ich es über Outlook versucht. Erfolglos. Das mag daran liegen, dass ich ein „Augentierchen“ bin: Aus den Augen, aus dem Sinn. Zumindest gilt das bei Aufgaben (nicht bei Menschen!). Das bedeutet, dass ich alles, was ich nicht sehe, vergesse.

Bitte kein vorgefertigtes Design

Wie schon in der Einleitung erklärt, gibt es inzwischen eine Vielfalt wunderbarer Kalender, mit denen man seine Ziele und Projekte organisieren kann – und die sogar noch Platz fürs tägliche Journaling anbieten. Wunderschön gestaltet, sind sie in den unterschiedlichen Größen und Designs erhältlich. Aber sie funktionieren bei mir nicht. Mein Gehirn ist mit diesen vorgefertigten Designs nicht kompatibel, ich habe genügend Versuche hinter mir.

Bleib mir weg mit Ordnern, Mappen oder Briefkörben

Alle Aufgaben, die in Ordnern (egal ob digital oder nicht), Mappen, Briefkörben oder sonstigen Organisationsmitteln stecken, sind für mich tödlich, weil ich einfach nicht reinschaue. Keine Ahnung warum. Würde ich die Sachen in den Papierkorb werfen, dann hätte das den gleichen Effekt. Ich sag‘ nur „Augentierchen“.

Ich brauche ein gewisses Maß an kreativem Chaos

Bedauerlicherweise bin ich (noch) ein „Volltischler“. Im Gegensatz zu meinem Mann, den ich für seinen ordentlich aufgeräumten – und abends leeren – Schreibtisch zutiefst bewundere. Ich kriege das schon hin, aber nach maximal zehn Minuten herrscht auf meinem Schreibtisch wieder „kreatives Chaos“: Da ein Buch, hier ein Zettel, hier ein Ausdruck, dort eine To-do-Liste oder ein Post-it. Was auf andere völlig unordentlich und unstrukturiert wirkt, ist einfach nur „meine Art, mich zu organisieren“. Ich weiß genau, wo etwas liegt und finde es auf Anhieb.

Meine Erfahrungen mit dem Bullet Journal

Letztes Jahr habe ich dann das Bullet Journal entdeckt. Der Begriff Bullet Journal – gerne auch „BuJo“ genannt – kommt aus dem Englischen und bezeichnet ein persönliches Notizbuch, das einen Kalender, eine Monatsübersicht und eine Wochenübersicht beinhaltet. Das Bullet Journal wird durch die eigene Gestaltung zu einer ganz individuellen Zeit- und Aufgabenplanung.

Meine ersten beiden Bullet Journale

Als ich die Bullet Journal Methode und das Buch von Ryder Carroll entdeckte, war ich sofort hin und weg. Vielleicht war das meine Lösung? Denn ich brauche ein Höchstmaß an Flexibilität und das bot diese Methode. Was mich allerdings sofort abschreckte, war die kreative Gestaltung der Innenseiten und dass ich alle vier Wochen mein Kalendarium neu gestalten musste. Hilfe! Ich wollte mich nicht künstlerisch verausgaben, sondern einfach nur mein Leben organisieren. Inzwischen weiß ich ja, was nicht funktioniert und deshalb habe ich auf die Jahres- und Monatsübersicht verzichtet und immer nur eine Woche vorgeplant. Zu Beginn war ich „clean & simple“ unterwegs, aber nicht sehr lange.

Bullet Journal Monats- und Aufgabenübersicht

Bullet Journal Wochen- und Aufgabenübersicht

Für diesen Beitrag habe ich meine Bullet Journale aus dem Regal geholt und festgestellt, dass sie ziemlich schnell zu einer bunten Mischung von Termin- und Aufgabenplanung plus Journaling wurden. Das machte es nicht unbedingt leichter. Nach einem halben Jahr bin ich wieder zu meiner „strukturiert-chaotischen“ Aufgabenplanung zurückgekehrt und die Bullet Journale wurden zu reinen Journaling Notizbüchern.

Jede Innenseite meiner Bullet Journale oder Notizbucher hat ein Motto auf der Umschlag Innenseite

Fazit

Tatsächlich funktioniert das „Lust- und Laune-Prinzip“ am besten. Das bedeutet, dass ich sehr intuitiv arbeite und mehr oder weniger der Energie folge.  Ich weiß was zu tun ist, habe wichtiges im Blick, und folge meinen inneren Impulsen. Es wird weiterhin kleine temporäre Stapel für aktuelle Aufgaben geben, kleine Notizzettel und To-do-Listen. Ich habe kleine Schubkästen, in denen ich Themen vorsortiere, aber das funktioniert nicht für alles. Ich sollte mich endlich davon verabschieden, es so machen zu wollen, wie „man“ das macht. Vielleicht werde ich irgendwann eine „ordentliche“ Möglichkeit finden, um meine Aufgaben zu organisieren. Denn ich bin schon auch sehr strukturiert und dann nervt mich das „kreative Chaos“ auf meinem Schreibtisch. Wenn den heiligen Gral meines persönlichen Zeit- und Aufgabenmanagements gefunden habe, lasse ich es dich wissen…

Wie organisierst du deinen Alltag mit all seinen Terminen und Aufgaben?

13 Kommentare

  1. Liebe Marita, vielen Dank für diesen tollen Beitrag. Du sprichst mir aus der Seele und auch ich habe schon alles Mögliche probiert. Terminplanung mache ich auch digital für alles andere Suche ich noch nach einem Weg, der für mich passt. Und auch ich liebe Papier und das endet in vielen Notizbüchern. Was ich so schön an deinen Notizbüchern finde ist das sie so schön kreativ gestaltet sind, dafür fehlt mir meist die Zeit. Aber das du deine zeigst, motiviert mich immer wieder aufs Neue. Liebe Grüße, Christiane

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      Marita Eckmann

      Vielen Dank, liebe Christiane, fürs Lesen und Kommentieren!

      Es ist so beruhigend, zu wissen, dass andere an der gleichen Stelle „kämpfen“ wie ich selbst. Vielleicht bleibt es einfach bei dieser bunten Mischung, die wir im Moment haben. Hauptsache es funktioniert. Und danke fürs Kompliment. Die bunten Seiten entstehen zwischendurch und gehen recht fix. Ich brauche die Farbe. Das weiß ich seit meiner NLP-Ausbildung.

      Gruß, Marita

  2. Liebe Marita,

    So ein toller Blogartikel! Ich habe mich in allem, was du beschrieben hast, wiedergefunden. Ich habe auch schon so viel ausprobiert, aber noch kein einzelnes System gefunden, was alle meine Bedürfnisse erfüllt. Momentan funktioniert es am besten mit meinen Terminen im Google Kalender (online und auf dem Smartphone), zusätzlich im Papierkalender, der auch noch Listen und Checklisten enthält und einem Wochenblock, wo ich jeden Sonntag meine Termine, Aufgaben, Redaktionsplanung für die kommende Woche eintrage. Hört sich aufwendig an, ist aber genau das Richtige für mich, um alles im Auge zu behalten.

    Liebe Grüße, Nina

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      Marita Eckmann

      Liebe Nina,
      herzlichen Dank für Deinen wunderbaren Kommentar und fürs „outen“. Ich glaube, wir haben unsere Lösung schon gefunden. Das wichtigste ist doch, dass es funktioniert. Und das tut es.

      Gruß, Marita

  3. Liebe Marita,
    da habe ich dich ja zu einem wunderbaren Blogartikel inspiriert 🙂
    Wieder einmal habe ich sooo viel entdeckt, das bei mir genauso ist. Beispielsweise muss ich auch immer sehen, was anliegt – das Wegsortieren von Papierunterlagen, Dateien und E-Mails ist sehr gefährlich. Also auch ein „Augentierchen“ …
    Deine Notizbücher sind wieder einmal hinreißend!
    Liebe Grüße
    Astrid

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      Marita Eckmann

      Ja, hast Du, liebe Astrid. Endlich mal jemand, für den Mappen eine starke Verwandtschaft zu Papierkörben haben *hahaha* und Danke fürs Kompliment.

      Liebe Grüße, Marita

  4. Liebe Marita, ein sehr inspirierender Artikel. danke dafür. in meiner Beobachtung ist es so, dass insbesondere Menschen, die eigentlich auch einen strukturierten Anteil haben, sich selbst als chaotisch bezeichnen. Elternhaus und Schule scheinen da einen wirklich guten Job gemacht zu haben und uns zu suggerieren, dass man nur schriftlich strukturiert sein könnte. Das ist fast so, als wollte man den Menschen sagen, dass sie nur mit dem Verstand die Welt wahrnehmen können. Ich habe viele Strukturanteile und auch noch genügend Chaos, um mein Leben bunt zugestalten. Terminplanung mache ich im Google Kalender. Ansonsten mühe ich mich noch mit trello, aber so richtig warm geworden sind wir noch nicht. Mir gefällt auch der Ansatz von Victoria Cvetkovic, den Tag erst einmal grafisch vorzustrukturieren.

    Vielleicht solltest du doch noch eine richtige Blogparade draus machen “ Wie bringst du Struktur in dein Leben oder so. Muss ja nicht jetzt sofort sein, wo so viele Paraden laufen.
    Liebe Grüße, Korina

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      Marita Eckmann

      Vielen Dank für Deinen ausführlichen Kommentar, liebe Korina.

      Deinen Gedanken finde ich sehr spannend und ist eine sehr sinnige Erklärung. Den lasse ich in mir wirken. Das ist ein bisschen wie bei den Introvertierten und Extrovertierten. Die Lauten werden mehr gesehen, also verbinden viele damit Erfolg & Co. Trello und ich, wir werden auch keine Freunde. Das klappt maximal 5 Tage *hihi* Victoria Cvetkovic muss ich mal googeln und das mit der Blogparade ist eine gute Idee, nur nicht im Moment 😉

      Liebe Grüße, Marita

  5. Liebe Marita,

    danke für diesen schönen Beitrag und das Augentierchen! Mir fällt gleich ein Bild dazu ein, das kann ich aber wahrscheinlich nicht so schön zeichnen, wie ich es sehe.

    Mein Weg ist ähnlich wie deiner, und ich bin über Rundwege jetzt wieder beim BulletJournal. In meinem Stiftetäschchen ist immer auch ein Klebestift. Korinas Kommentar macht mich gerade nachdenklich. Ich glaube, ich erzähle mir auch schlechte Dinge über mich und die Strukturiertheit, und so schlimm ist es gar nicht.

    Und die Idee mit der Blogparade finde ich super. Da würde ich auch mitschreiben.

    Liebe Grüße, Silke

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      Marita Eckmann

      Liebe Silke,
      ich bin mega überrascht, dass sich so viele „outen“. Danke dafür! Das Bullet Journal ist grundsätzlich eine tolle Idee, wenn man von dem unglaublich Aufwand mal absieht, die viele damit betreiben. 😉 Und ja, vermutlich orientieren wir uns viel zu sehr an den vermeintlich strukturierten Menschen. Ich lasse die Idee von Korina auch mal sacken und das mit der Blogparade. Immer gerne, aber nicht jetzt 😉

      Gruß, Marita

  6. Liebe Marita!
    So ein schöner Blogartikel! Dankeschön dafür!
    Ich habe mich in so vielen Punkten gefunden. Vor ein paar Jahren bin ich auch auf den digitalen Kalender umgestiegen. Er ist einfach praktisch. Trotzdem lasse ich mich immer wieder dazu verleiten, einen Kalender in papierform zu kaufen. Sie sind einfach zu schön… werden dann aber nur für eine kurze Zeit verwendet.
    Das besagte Buch von Cordula Nussbaum habe ich auch im Regal stehen. Es ist schon ewig her, dass ich es gelesen habe. Aber ich weiß noch, dass es mich sehr angesprochen hat. Danke für die Erinnerung. Ich werde es wieder hervorholen.
    Liebe Grüße, Dani

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      Marita Eckmann

      Hallo liebe Daniela,
      noch eine, die ein bisschen anders agiert. Willkommen im Club 😉 Das Buch von Carola Nussbaum muss ich unbedingt nochmal lesen. Wann auch immer (Du weißt, was ich meine)

      Gruß, Marita

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